Gestione economica delle stampe

L’installazione in azienda di una soluzione che traccia e consuntiva i costi di stampa, di copia, di scansioni e fax, porta gli utenti a utilizzare molta più attenzione nel produrre documenti, in particolare quelli per uso privato.

Inoltre, poiché la soluzione associa un costo alle stampe ed alle copie, il singolo utente è ulteriormente sensibilizzato sul fatto che la sua azione ha un impatto economico.

Infine, la presenza di pop up personalizzabili (“sei sicuro di voler stampare una email?”, “sei sicuro di voler stampare a colori?”, ecc.) aumentano la consapevolezza degli utenti che sono spinti ad operare in modo più responsabile anche in nel futuro. Si stima, prudenzialmente, che l’utilizzo di questa funzionalità porti a un risparmio di almeno il 5%.

Il numero di stampe mai ritirate è un costo per l’azienda che non dispone di una soluzione di print management. L’adozione del software permette infatti di visualizzare il report delle stampe non ritirate (mediamente il 10-12% del volume totale) anche se queste poi effettivamente non vengono prodotte: una funzionalità della soluzione infatti cancella dal server tutti i job di stampa in attesa di essere richiamati (tramite autenticazione) da più di un certo numero di ore.

Attraverso la funzione “rilascio sicuro” (la multifunzione è bloccata e quindi sia per ritirare le stampe che per effettuare una copia necessita che l’utente si autentichi sul device) si evitano tutti gli sprechi derivanti dall’invio in stampa di più versioni dello stesso documento e dal non ritiro di una stampa che, lanciata e quindi rimasta sulla multifunzione, viene detta appunto “orfana”. Il fenomeno delle stampe orfane inoltre genera una grande problema di sicurezza dei dati per l’organizzazione.

Le soluzioni software per la gestione stampe consentono di definire delle quote (per utente, gruppo, dipartimento, centro di costo, ecc.) permettendo così di evitare gli eccessi e facendo in modo che ogni utente non possa stampare più di un certo quantitativo/costo.

Questo permette di limitare il costo delle copie eccedenti previsto da ogni contratto di MPS (Managed Print Services) in quanto è possibile impostare un alert che avvisi che si sta superando la quota inclusa nel canone.

E’ possibile, inoltre, ottenere ulteriori risparmi limitando alla sola stampa in bianco e nero le stampe e le copie di un certo gruppo di utenti.

Altro chiaro fattore di risparmio è la possibilità di configurare la soluzione al fine di reindirizzare automaticamente sul device con il costo copia più economico (come quello che caratterizza, per esempio, le multifunzioni dipartimentali) le stampe voluminose inviate dagli utenti. La soluzione permette di impostare il limite che il cliente desidera.

Vi è la possibilità di impostare una regola per cui i documenti di un certo applicativo vengono di default stampati per esempio in bianco e nero e fronte retro. Un esempio può essere impostare questa forzatura per tutte le stampe di messaggi di posta elettronica. Ancora oggi infatti vengono stampate in azienda molti messaggi di posta elettronica e poiché tutti ormai riportano il logo in calce la firma queste sono solitamente tutte contabilizzate come stampe a colori che, come noto, hanno un costo circa 10 volte maggiore rispetto alla stampa in bianco e nero.

Quasi tutti i fattori di cui sopra portano ad un conseguente e significativo risparmio della carta, costo che è sempre in carico al cliente in quanto non compreso nei contratti a costo copia.