DMR Digital Mailroom
Digitalizzazione dei processi di gestione riguardanti la posta in ingresso, sia essa in formato cartaceo (lettera, raccomandata) che in formato digitale (PEC, E-mail, Fax)
 E' una soluzione proprietaria di Glocal Value.
PROBLEMA
Studi di settore hanno evidenziato che:
- Informazioni non strutturate portano ad un rallentamento nel prendere decisioni di business efficaci
- Processi aziendali non strutturati, difficoltà di collaborazione tra membri del proprio team o tra team interni e difficoltà di condivisione delle informazioni sono causa di complicazioni nella gestione delle attività quotidiane
- Una notevole percentuale di persone afferma di avere difficoltà a gestire, catalogare e ritrovare la posta elettronica
SOLUZIONE
Glocal Value ha realizzato l'applicativo DMR, una soluzione fruibile via Web con lo scopo di:
- Strutturare e standardizzare l'organizzazione della posta in arrivo
- Automatizzare i processi riguardanti la posta in arrivo
- Centralizzare in un unico repository digitale tutta la posta in arrivo tramite download automatico delle caselle profilate
- Facilitare creazione, scrittura, lettura, risposta e smistamento delle email/PEC
- Migliorare l'efficienza aziendale ed il potere decisionale grazie a processi di lavorazione strutturati e standardizzati
- Effettuare un'analisi strutturata dell'andamento delle attività di gestione della posta in arrivo tramite reportistica e calcolo di SLA (Service Level Agreement)
FUNZIONALITA'
DMR di Glocal Value mette a disposizione dell’utente le seguenti funzionalità:
- Corrispondenza in arrivo: consultazione di tutte le corrispondenze, ed i relativi documenti, ancora da gestire
- Archivio Digitale: consultazione di tutte le corrispondenze, ed i relativi documenti, già gestite ed archiviate
- Corrispondenza Inviata: consultazione delle corrispondenze che vengono inviate dagli utenti tramite le funzionalità di "Nuova Email/PEC" e di "Rispondi" messe a disposizione all'interno della DMR
- Ricerca full-text: ricerca di una parola, o porzione di essa, in modo trasversale su tutte le sezioni che costituiscono il portale. La ricerca può essere effettuata su tre ambiti relativi alla corrispondenza: metadati, testo, allegati
- Identificazione delle corrispondenze correlate: vengono identificate e ricollegate in automatico tutte le corrispondenze correlate presenti all'interno della DMR. La definizione della correlazione tra le corrispondenze si basa su un concetto di correlazione inclusivo in quanto viene ricostruito un vero e proprio albero di correlazione tra le comunicazioni che si basa su un insieme di metadati, non solo sull'oggetto della comunicazione stessa
- Nuova email/PEC: creazione e invio di nuove email/PEC direttamente dalla DMR
- Report: visualizzazione ed analisi dell'andamento delle attività e relativi calcoli degli SLA (Service Level Agreement)
- Amministrazione: gestione delle anagrafiche relative a Profili, Utenti, Uffici, Mittenti
MODULI
La soluzione include anche i seguenti moduli:
- Estrattore EMAIL/PEC: modulo dedicato all'estrazione, indicizzazione e classificazione delle email/PEC che dovranno essere importate all'interno della DMR
- Plugin Outlook: modulo dedicato ai client di posta Outlook. Permette l'importazione all'interno della DMR di una email direttamente dal client Outlook dell'utente
E opzionalmente il modulo GlobalCapture: tool di Square9, potente e versatile che offre funzionalità in grado di gestire l'acquisizione, la classificazione, il riconoscimento dei testi (OCR) e di preparare i documenti elettronici alla fase successiva di ingresso in DMR.
VANTAGGI
- Incremento della velocità del lavoro e miglioramento processo decisionale
- Aumento produttività ed efficienza aziendale
- Automazione dei processi aziendali e supporto standard di conformità
- Diminuzione degli errori manuali
- Garanzia di sicurezza e privacy per i dati sensibili
- Aumento della cooperazione tra team
PECULIARITA'
- Glocal Value annovera una consolidata e dimostrabile esperienza nello sviluppo di soluzioni di digital mailroom per grandi organizzazioni in ambito assicurativo
- Glocal Value è il distributore di Square9 per l'Italia
- Soluzione altamente personalizzabile sulla base delle esigenze di business del cliente finale
- Interfacce semplici ed intuitive
- Analisi, sviluppo ed assistenza in lingua italiana
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Descrizione Funzionalità
Presentazione
EULA
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